Op 25 mei 2018 is de Algemene Verordening Gegevensbescherming in werking getreden. Deze Europese wet is voor alle organisaties binnen de Europese Unie van kracht en verplicht tot de bescherming van persoonsgegevens. De Vereniging Ex- Act heeft dan ook maatregelen genomen om de persoonsgegevens van haar leden goed te beschermen. Wij willen u hierover graag duidelijk informeren. In deze privacyverklaring geven wij u antwoord op de belangrijkste vragen over de verwerking van persoonsgegevens binnen onze vereniging.
De doelstelling van de vereniging vormt het uitgangspunt voor de keuze welke persoonsgegevens wij registreren. De doelstelling van de vereniging luidt:
“ Het bestendigen en versterken van het contact tussen ex- en actief dienende vrouwelijke militairen der Koninklijke Marine en het verlenen van hulp en advies aan haar leden op maatschappelijk gebied”.
Wat zijn persoonsgegevens.
Persoonsgegevens zijn gegevens die iets over een lid van onze verenging zeggen. Bijvoorbeeld: naam, adres, woonplaats, diensttijd-periode. Wanneer (een combinatie van) deze gegevens naar u herleid kunnen worden spreken we over persoonsgegevens. Ook foto’s en video’s worden gezien als persoonsgegevens.
Ledenadministratie.
Teneinde het doel van de vereniging te kunnen bereiken, door onder andere de uitgave van het verenigingsorgaan, het organiseren van bijeenkomsten, reünies, of jubileumbijeenkomsten, voeren wij een zorgvuldige ledenadministratie.
In onze ledenadministratie zijn de volgende gegevens opgenomen:
Naam, adres, woonplaats (inclusief land), geboortedatum, telefoonnummer, emailadres, diensttijd, rang bij dienstverlating, post-actief of actief dienend, wel of geen veteraan.
Onze vereniging kent ook donateurs. Wij registreren de volgende gegevens: naam, adres en woonplaats (inclusief land), emailadres en telefoonnummer.
Na beëindiging van uw lidmaatschap, door opzegging of overlijden, wordt een deel van uw gegevens opgenomen in het statisch archief. Hierin zijn opgenomen: naam, diensttijd, rang bij dienstverlating, geboortedatum en – indien van toepassing – datum overlijden.
Verantwoordelijkheid voor de verwerking van persoonsgegevens.
De secretaris verzorgt de leden-, de donateursadministratie en het statisch archief. Zij is gezamenlijk met het bestuur hiervoor verantwoordelijk.
Op basis van het gestelde in artikel 13 van het Huishoudelijk Reglement heeft het bestuur inzage in de ledenadministratie. Het bestuur heeft geheimhoudingsplicht.
Het statisch archief berust bij de secretaris in een apart bestand. Aangezien de vertrouwelijkheid hierbij voorop staat, heeft alleen zij inzage.
Ankerfonds.
De vereniging beheert een steunfonds, het Ankerfonds. Dit fonds beoogt steun te verlenen aan leden van de vereniging die financiële hulp behoeven. De beoordeling van aanvragen berust bij een commissie bestaande uit de voorzitter, de penningmeester en de welzijnscoördinator. De registratie van de aanvraag is geanonimiseerd. De leden van de commissie hebben geheimhoudingsplicht.
Hoe gaan wij met de persoonsgegevens van onze leden en donateurs om?
Uw persoonsgegevens worden zorgvuldig en veilig bewaard en voor de duur dat het noodzakelijk is voor normaal gebruik binnen onze vereniging of de wettelijke vereisten van het doel waarvoor zij zijn verwerkt (hierbij valt te denken aan de wettelijke bewaartermijn van financiële jaarstukken).
Persoonsgegevens worden niet aan derden verstrekt, met uitzondering van gegevens die de uitgeverij nodig heeft voor de publicatie van het Contactblad met de contractuele verplichting deze na gebruik te vernietigen.
Hoelang worden de gegevens bewaard?
Uw gegevens blijven in de respectievelijke administraties opgenomen zolang u lid of donateur bent. Gegevens in het statisch archief blijven onbeperkt bewaard.
Activiteiten vereniging en functie statisch archief.
Het beleid van het bestuur is erop gericht om in de meest ruime zin aan de doelstelling gestalte te geven. In verschillende situaties bewijst het statisch archief zijn waarde.
De organisatie van de rubriek “Opsporing Verzocht” . Dergelijke verzoeken betreffen veelal oud-leden; hier voorziet het statisch archief in een behoefte. Het bestuur handelt met het oog op privacy van haar leden verzoeken uiterst zorgvuldig af.
Daarnaast onderhoudt het bestuur contacten met verschillende organisaties, teneinde te adviseren over beleidsaspecten of beleidsontwikkeling specifiek gericht op vrouwelijke marine militairen. Hier bewijst het statisch archief een historische waarde voor het verkrijgen van inzicht in (de ontwikkeling van) de loopbaan- of carrière-gang van vrouwelijke marine militairen.
Welke regels gelden bij de verwerking van persoonsgegevens?
Bij de verwerking van persoonsgegevens zijn wij gebonden aan de daarvoor geldende wet- en regelgeving en zorgen wij voor een optimale bescherming van uw digitaal geregistreerde gegevens ter voorkoming van data-lekken.
Kunt u zien welke gegevens wij van u hebben verwerkt?
Een verzoek tot inzage in uw gegevens die wij van u in onze administratie hebben opgenomen, alsmede een correctie daarvan, kunt u schriftelijk of digitaal bij de secretaris indienen. Wilt u dat uw gegevens, of die van een overleden familielid, niet (langer) in het statisch archief zijn opgenomen, dan kunt u – eveneens schriftelijk of digitaal – van het recht om vergeten te worden gebruik maken.
Waar kan ik terecht met een vraag of klacht?
Voor vragen of ingeval van klachten over de verwerking van uw gegevens kunt u terecht bij de secretaris.
Publicatie van foto’s en/of video’s.
Indien u bezwaar heeft tegen publicatie van foto’s en of video’s op onze website, Facebook-pagina of in ons Contactblad, kunt u dit aan ons doorgeven. Wij zullen in dat geval de benodigde maatregelen treffen, zodat wij aan uw verzoek kunnen voldoen.
Wijzigingen privacyverklaring.
De bestuur van de vereniging behoudt zich het recht voor om wijzigingen aan te brengen in deze privacyverklaring. Het bestuur zal dit via de haar ter beschikking staande mogelijkheden aan de leden bekend stellen. Dit kan tijdens een Algemene Ledenvergadering, in het Contactblad en op de website.